Dentiste associé - Petit cabinet 

Pour de nombreux dentistes en début de carrière, exercer comme dentiste associé(e) dans un petit cabinet constitue la première étape de leur parcours professionnel. Cette expérience leur permet de développer leurs compétences cliniques, de gagner en assurance et de commencer à exercer sans avoir à assumer l’engagement financier lié à l’achat ou à la création d’un cabinet.

De nombreux dentistes choisissent cette voie parce qu’ils doivent rembourser des dettes d’études, souhaitent renforcer leurs compétences cliniques ou préfèrent se familiariser avec le fonctionnement d’un cabinet avant d’envisager d’acquérir le leur.

Formes courantes d’association

Les ententes d’association varient d’un cabinet à l’autre. Les formes d’association les plus courantes sont les suivantes :

Entrepreneur(e) indépendant(e)

 Le/la dentiste associé(e) fournit des services cliniques et est rémunéré(e) sur la base d’un pourcentage convenu des honoraires facturés aux patients.

Employé(e)

Le/la dentiste associé(e) est employé(e) par le cabinet et reçoit un salaire ou une rémunération horaire. Selon les modalités convenues, des avantages sociaux peuvent également être offerts.

Transition ou rachat

Le/la dentiste associé(e) intègre un cabinet existant, avec la possibilité d’une transition éventuelle vers la propriété par le rachat de parts du cabinet, en partie ou en totalité.

Points à prendre en compte

Exercer au sein d’un petit cabinet à titre de dentiste associé(e) peut également présenter certains défis. 

Avantages liés à l’exercice en petit cabinet à titre de dentiste associé(e)

Exercer au sein d’un petit cabinet à titre de dentiste associé(e) présente des avantages :

• Aucun investissement initial nécessaire pour l’achat d’un cabinet;
• Accès immédiat à une clientèle existante;
• Génération immédiate de revenus;
• Prendre le temps nécessaire pour perfectionner ses compétences cliniques et établir des relations solides avec les patients;Occasion de se familiariser avec la gestion d’un cabinet sans en assumer immédiatement les responsabilités opérationnelles et administratives;
• Soutien d’une équipe expérimentée;
• Possibilités de partenariat futur ou rachat du cabinet;
• Possibilité d’évaluer la collectivité où est situé le cabinet avant de prendre un engagement professionnel à long terme.

Inconvénients liés à l’exercice en petit cabinet à titre de dentiste associé(e)

• Un choix limité quant à l’emplacement du cabinet ou aux horaires de travail;
• Des politiques en matière de soins cliniques ou de gestion du cabinet établies par le/la propriétaire;
• Un contrôle limité sur la dotation en personnel, la planification des horaires et les procédures administratives;
• Aucune possibilité de se constituer un capital dans le cabinet, à moins qu’une clause de rachat futur ne soit prévue;
• Une rémunération pouvant différer de celle du/de la propriétaire du cabinet;
• Des clauses restrictives dans l’entente d’association pouvant limiter les possibilités professionnelles futures.

L’importance d’un contrat de dentiste associé(e) bien rédigé

Un contrat écrit entre le/la propriétaire du cabinet et le/la dentiste associé(e) permet d’établir des attentes claires pour les deux parties. Il devrait énoncer clairement les principales modalités, notamment la rémunération, les responsabilités, la gestion des dossiers des patients, ainsi que toute obligation ou restriction s’appliquant après le départ du/de la dentiste associé(e).

Avant de signer tout contrat, les deux parties devraient également s’assurer que leurs objectifs professionnels, leurs styles de communication et leur vision de l’exercice de la profession sont compatibles. Le fait de clarifier les attentes dès le départ peut contribuer à établir une relation de travail positive, productive et durable. 

Questions clés (et réponses)

Le choix d’un poste de dentiste associé(e) constitue une étape importante dans un parcours professionnel, et il est naturel de se poser des questions tout au long du processus. Les renseignements présentés dans cette section répondent à plusieurs des questions fréquentes que se posent les dentistes en début de carrière, soulignent l’importance d’un contrat écrit entre le/la propriétaire du cabinet dentaire et le dentiste associé(e) et expliquent dans quels cas il peut être judicieux d’obtenir des conseils juridiques ou d’autres conseils professionnels avant de signer un contrat.

Renseignements généraux

Pourquoi devrais-je signer un contrat de dentiste associé(e)?

Un contrat de dentiste associé(e) établit les droits, les responsabilités et les attentes du/de la propriétaire du cabinet (le/la dentiste principal·e) et du/de la dentiste associé(e). Il permet de clairement définir des conditions importantes, comme la rémunération, les responsabilités et les modalités de cessation de la relation entre les parties, avant que des problèmes ne surviennent.

Un contrat écrit, clairement rédigé, peut contribuer à prévenir les malentendus et fournir un cadre pour le règlement des différends. Lorsqu’un cabinet est rattaché à plusieurs propriétaires ou sociétés, le contrat devrait également préciser l’entité juridique qui y est partie.

Devrais-je obtenir des conseils juridiques avant de signer un contrat de dentiste associé(e)?

Oui. Avant de signer tout contrat, il est fortement recommandé d’obtenir des conseils juridiques indépendants.

Un avocat expérimenté pourra vous expliquer vos droits et obligations, repérer les clauses susceptibles d’avoir une incidence sur votre exercice futur et vous aider à négocier certaines modalités, au besoin. En fonction de votre situation, vous pourriez également souhaiter solliciter l’avis d’un expert-comptable ou d’un autre professionnel.

Ne serait-il pas plus simple de travailler sans contrat de dentiste associé(e)?

Même si cela peut paraître plus simple, travailler sans contrat écrit peut être source d’incertitude pour les deux parties.

Un contrat bien rédigé définit clairement les attentes dès le départ. En l’absence d’un tel contrat, ou si un contrat existe, mais que des points importants n’y figurent pas, les désaccords concernant la rémunération, les responsabilités, les clauses restrictives ou la cessation de la relation professionnelle peuvent devenir difficiles et coûteux à régler.

Que doit contenir un contrat de dentiste associé(e)?

Chaque association est différente, mais votre contrat devrait clairement préciser les points suivants :

• la nature de la relation de travail (statut d’entrepreneur indépendant ou d’employé); 
• la rémunération, les modalités de facturation et les calendriers de paiement; 
• les horaires de travail, les congés et la formation continue; 
• les responsabilités relatives aux frais de laboratoire, aux fournitures, à l’équipement et aux autres dépenses du cabinet;
• la répartition des patients et les processus d’aiguillage vers d’autres professionnels; 
• les cotisations professionnelles, les droits de permis et l’assurance contre la faute professionnelle; 
• la propriété et la gestion des dossiers des patients; 
• la possibilité d’un rachat futur du cabinet, le cas échéant; 
• des clauses restrictives, notamment des clauses de non-concurrence et de non-sollicitation; 
• des dispositions relatives à la résiliation du contrat, les exigences en matière de préavis et la responsabilité professionnelle. 

Avant de signer, assurez-vous que les modalités du contrat sont adaptées à votre situation particulière et à vos objectifs professionnels.

Nature de la relation professionnelle

Suis-je un employé ou un entrepreneur indépendant?

De nombreux dentistes associés exercent en tant que travailleurs indépendants plutôt que comme employés, bien que les deux types de contrats soient possibles. Cette distinction a des implications juridiques, fiscales et professionnelles importantes. Elle doit donc être clairement définie dans votre contrat de dentiste associé(e). Avant de choisir l’un ou l’autre de ces statuts, envisagez d’obtenir des conseils juridiques et comptables indépendants.

Puis-je choisir le matériel, l’équipement ou les technologies que je souhaite utiliser? 

Cette question devrait être abordée avant l’entrée en vigueur du contrat de dentiste associé(e) et y figurer.

Votre contrat devrait préciser :

• quels équipements, matériels et fournitures sont fournis par le cabinet; 
• si vous êtes autorisé(e) à acheter et à utiliser votre propre matériel ou vos technologies; 
• qui est responsable de ces coûts; 
• ce qu’il adviendra du matériel ou de l’équipement que vous achetez si l’association prend fin. 

Bien que les dentistes associés devraient disposer des outils nécessaires pour offrir des soins appropriés aux patients, ces décisions doivent également tenir compte des besoins opérationnels du cabinet.

Engagement et services

Y aura-t-il des restrictions quant aux types de traitements que je pourrai prodiguer?

C’est possible. Votre contrat de dentiste associé(e) devrait clairement définir votre champ d’exercice au sein du cabinet, notamment :

• les actes que vous réaliserez; 
• la répartition des patients; 
• les attentes en matière de production ou de volume de patients; 
• la responsabilité liée à la planification des traitements et au suivi continu des patients; 
• les processus d’aiguillage vers des spécialistes ou d’autres fournisseurs de soins. 

Toute restriction devrait tenir compte de votre expérience, de votre formation et de votre niveau de compétence clinique, l’intérêt supérieur du patient étant toujours prioritaire.

Comment les patients sont-ils répartis?

Les modalités de répartition des patients varient d’un cabinet à l’autre.  Avant d’accepter d’exercer à titre de dentiste associé(e), discutez des points suivants :

• la façon dont les nouveaux patients sont attribués; 
• la façon dont les patients sont répartis entre les dentistes; 
• la façon dont la continuité des soins est gérée; 
• la façon dont les aiguillages vers des spécialistes ou d’autres professionnels, à l’intérieur comme à l’extérieur du cabinet, sont gérés. 

Lorsque cela est pertinent, ces modalités devraient être précisées dans votre contrat.

Comment la gestion des rendez-vous est-elle assurée?

La durée des consultations et la gestion des rendez-vous doivent vous permettre de prodiguer des soins sûrs et de haute qualité à vos patients, tout en contribuant au bon fonctionnement du cabinet.

Avant de signer votre contrat de dentiste associé(e), discutez des attentes concernant la durée des consultations, la flexibilité dans la prise de rendez-vous, les consultations d’urgence et les objectifs de rendement. À mesure que vous gagnerez en expérience, vos besoins en matière de gestion des rendez-vous pourraient évoluer. Il est donc important de maintenir une communication régulière avec le/la propriétaire du cabinet.

Quelle est la politique du cabinet en matière de courtoisie professionnelle?

Les cabinets peuvent adopter des politiques différentes en ce qui concerne les reprises de traitement, les soins prodigués gratuitement ou à tarif réduit et d’autres gestes commerciaux.

• Il est important de discuter de ces situations à l’avance afin que les deux parties s’entendent sur la façon dont les reprises de traitement, les soins à tarif réduit et toute incidence sur la rémunération seront gérés.
  

Comment les divergences en matière de planification des traitements devraient-elles être gérées?

Il peut arriver que des dentistes aient des opinions différentes quant au diagnostic ou au plan de soins. Ces discussions devraient d’abord avoir lieu entre collègues, dans un esprit de professionnalisme, avant d’être abordées avec le patient.

Quel est le protocole pour discuter avec un patient d’un traitement qui a échoué lorsqu’il a été réalisé par un autre dentiste du cabinet?

Évitez de critiquer le travail d’un autre dentiste, car vous ne connaissez pas nécessairement les circonstances dans lesquelles les soins ont été prodigués. En cas de doute, toutes les décisions doivent être prises dans l’intérêt supérieur du patient et le cabinet devrait avoir des protocoles en place pour gérer ce type de situation.

Durée du contrat

Combien de temps dure un contrat de dentiste associé(e)?

Un contrat de dentiste associé(e) peut avoir une durée déterminée ou demeurer en vigueur jusqu’à ce que l’une ou l’autre des parties y mette fin. Il devrait préciser clairement :

• sa date d’entrée en vigueur; 
• sa durée, s’il y a lieu; 
• les modalités de renouvellement, de prolongation ou de modification; 
• les modalités de résiliation par l’une ou l’autre des parties. 

Le fait de définir clairement ces modalités dès le départ permet aux deux parties de bien comprendre leurs droits et leurs attentes.

Le contrat de dentiste associé(e) devrait-il prévoir une période d’essai?

De nombreux contrats prévoient une période d’essai, qui permet au/à la propriétaire du cabinet et au/à la dentiste associé(e) de déterminer si leur relation professionnelle leur convient.

Pendant cette période, chacune des parties peut mettre fin à l’association avec un préavis plus court, en fonction des clauses du contrat. La période d’essai permet également au/à la dentiste associé(e) de se familiariser avec le cabinet, sa clientèle et l’équipe de soins dentaires.

À la fin de cette période, les deux parties peuvent souhaiter revoir les modalités du contrat et discuter des modifications qui pourraient s’avérer nécessaires. Une période d’essai d’environ trois mois est courante, bien que sa durée puisse varier.

Quelles qualifications dois-je maintenir?

Votre contrat de dentiste associé(e) devrait préciser que vous :

• êtes inscrit(e) et en règle auprès de l’organisme de réglementation de la profession dentaire compétent; 
• êtes titulaire, s’il y a lieu, de toute autorisation requise pour exercer une spécialité; 
• êtes à jour dans vos permis d’exercice, adhésions professionnelles et votre couverture d’assurance responsabilité professionnelle nécessaires à l’exercice de la profession. 

Le contrat devrait également préciser qui est responsable des coûts liés aux permis d’exercice, aux cotisations professionnelles et aux autres frais connexes, et si une preuve d’inscription ou d’assurance doit être régulièrement fournie.

Fonctionnement du cabinet

 Au-delà du contrat de dentiste associé(e) proprement dit, il est important de comprendre comment le cabinet fonctionne au quotidien. Bon nombre de ces attentes devraient faire l’objet d’une discussion avant que vous n’acceptiez un poste et, le cas échéant, figurer dans le contrat.

Installations, équipement et soutien

Discutez de ce que le cabinet vous fournira, notamment :

• des salles de soins et de l’équipement; 
• des assistants dentaires et du soutien administratif; 
• des fournitures et des services de laboratoire; 
• des responsabilités liées au marketing et à la publicité. 

Horaire de travail et absences du cabinet

• vos jours et heures de travail prévus; 
• vos responsabilités en soirée ou durant les fins de semaine; 
• la couverture des urgences; 
• les congés annuels et les congés pour formation continue; 
• le délai de préavis requis avant toute absence. 

Ressources du cabinet

• le nombre habituel de salles de soins et d’assistants dentaires disponibles; 
• la possibilité de choisir vos propres laboratoires ou fournisseurs de services spécialisés; 
• si des projets d’agrandissement du cabinet ou d’ouverture de nouveaux sites sont prévus, ce qui pourrait avoir une incidence sur votre rôle. 

Patients, dossiers médicaux et rémunération

À qui « appartiennent » les patients et leur dossier médical?

Puis-je informer mes patients que je quitte le cabinet?

Soutien de l’équipe de soins dentaires

Votre contrat devrait préciser le soutien fourni par le cabinet, notamment en ce qui concerne les assistants dentaires et les hygiénistes dentaires.

Il devrait également préciser :

• qui est responsable du recrutement et de la gestion du personnel de soutien; 
• la façon dont les services d’hygiène dentaire et d’assistance dentaire sont fournis; 
• la manière dont les honoraires générés par ces services sont répartis, le cas échéant.

Comment les dentistes associés sont-ils généralement rémunérés?

La rémunération varie d’un cabinet à l’autre et devrait être clairement précisée dans votre contrat de dentiste associé(e).

Les dentistes associés peuvent être rémunérés selon différentes modalités, notamment :

• un pourcentage des encaissements ou de la production;
• un salaire ou un forfait journalier;
• des incitatifs ou primes liées au rendement.

Le contrat devrait préciser :

• la façon dont la rémunération est calculée;
• les éventuelles retenues, comme les frais de laboratoire ou le coût du matériel;
• la date et la fréquence des paiements;
• la gestion des comptes en souffrance et des recouvrements si l’association prend fin.

Si des objectifs de productivité ou des systèmes de primes sont en place, assurez-vous de bien comprendre comment ils sont calculés et de vérifier s’ils sont réalistes et appropriés.

Comment puis-je faire un suivi de ma facturation et de mes encaissements?

Vous devriez avoir accès aux renseignements qui vous permettent de suivre votre production, vos encaissements et vos comptes débiteurs.

Discutez des rapports qui seront disponibles, de la fréquence à laquelle ils seront fournis et de la personne responsable de la gestion des comptes en souffrance. Comprendre le fonctionnement du logiciel de gestion du cabinet et consulter régulièrement vos données financières peut vous aider à repérer et à résoudre rapidement les erreurs.

Puis-je modifier les honoraires ou appliquer des remises?

Les ajustements d’honoraires et les remises sont déterminés par chaque cabinet. Discutez des politiques du cabinet avant de commencer à exercer et assurez-vous de bien comprendre les attentes relatives aux autorisations de facturation ou aux objectifs de production.

Les décisions cliniques doivent toujours être prises dans l’intérêt supérieur du patient, et non en fonction d’objectifs financiers.

Reprises de traitement, retenues et plaintes des patients

Que se passe-t-il si un traitement doit être repris?

Votre contrat de dentiste associé(e) devrait préciser la façon dont les reprises de traitement seront gérées, notamment la responsabilité liée aux traitements qui doivent être refaits après votre départ du cabinet.

Certains contrats prévoient une retenue, c’est-à-dire qu’une partie de la rémunération de l’associé(e) est temporairement conservée afin de couvrir les coûts potentiels liés aux reprises de traitement. Lorsqu’une retenue est prévue, le contrat doit clairement préciser :

• le montant retenu;
• la durée de cette retenue;
• quand les fonds non utilisés seront restitués. 

Que se passe-t-il si une plainte d’un patient est déposée après mon départ?

Les plaintes professionnelles demeurent sous la responsabilité du dentiste traitant, même après la résiliation du contrat.

Si une plainte est déposée, suivez les procédures établies par votre organisme de réglementation provincial ou territorial.  Si des questions surviennent concernant des aspects financiers ou des réclamations de patients, discutez-en avec le/la propriétaire du cabinet et obtenez des conseils professionnels appropriés, au besoin.

Renseignements confidentiels

 Votre contrat de dentiste associé(e) comprendra généralement une clause de confidentialité exigeant que vous protégiez les renseignements confidentiels concernant le cabinet, ses patients, ses employés et ses activités commerciales, tant pendant la durée du contrat qu’après son expiration.

Avant de signer le contrat, assurez-vous de bien comprendre vos responsabilités en matière de protection des renseignements sur les patients, des dossiers du cabinet et des autres données confidentielles.

Clauses restrictives

Que sont les clauses restrictives?

De nombreux contrats de dentiste associé(e) comportent des clauses restrictives destinées à protéger le cabinet après la fin de l’association. Les deux types les plus courants sont :

• Les clauses de non-concurrence, qui peuvent limiter l’endroit où vous pouvez exercer pendant une période déterminée après votre départ du cabinet;
• Les clauses de non-sollicitation, qui vous empêchent généralement de solliciter activement les patients ou les employés du cabinet après la fin de votre association.

Ces dispositions visent à protéger la clientèle du cabinet, son personnel et ses intérêts commerciaux.

Comment puis-je savoir si une clause restrictive est raisonnable?

Il n’y a pas de réponse toute faite. Le caractère raisonnable d’une clause restrictive dépend des circonstances particulières, notamment de la communauté, du secteur géographique et des modalités du contrat.

Comme ces dispositions peuvent avoir une incidence sur vos futures occasions professionnelles, il est fortement recommandé d’obtenir des conseils juridiques indépendants avant de signer un  contrat de dentiste associé(e).

Comment faire respecter une clause restrictive?

Les clauses restrictives sont des dispositions contractuelles. Si l’une des parties estime que des modalités du contrat n’ont pas été respectées, le différend peut, en dernier ressort, être tranché par les tribunaux.

Les tribunaux tiennent généralement compte les facteurs suivants :

• si la restriction protège un intérêt commercial légitime;
• si la zone géographique et la durée de la restriction sont raisonnables;
• si les modalités sont claires et précises;
• si la restriction donne à l’associé(e) une possibilité raisonnable de subvenir à ses besoins;
• l’intérêt public à maintenir l’accès aux soins dentaires.

Les clauses de non-sollicitation sont souvent traitées différemment des clauses de non-concurrence et peuvent être plus facilement applicables, selon les circonstances.

Que se passe-t-il si des patients ou des membres du personnel décident de me suivre?

Les patients et les employés sont libres de prendre leurs propres décisions. Toutefois, le fait d’encourager activement ou de solliciter des patients ou des membres du personnel pour qu’ils quittent le cabinet pourrait constituer une violation des modalités de votre  contrat de dentiste associé(e).

Certains contrats prévoient également des dispositions concernant les patients qui choisissent de suivre un(e) dentiste associé(e) après son départ du cabinet. Lisez attentivement ces clauses avant de signer.

Résiliation d’un contrat de dentiste associé(e)

Comment résilier un contrat de dentiste associé(e)?

Tout contrat de dentiste associé(e) doit clairement expliquer la façon dont la relation peut prendre fin. Cela comprend notamment :

• la date d’expiration du contrat, si celui-ci est à durée déterminée;
• les modalités de résiliation par l’une ou l’autre des parties.
• le délai de préavis écrit requis;
• les circonstances pouvant donner lieu à une résiliation immédiate;
• les responsabilités de chaque partie après la résiliation du contrat. 

Le contrat peut également prévoir des dispositions relatives à des situations telles que le départ à la retraite ou le décès du/de la propriétaire du cabinet, ainsi que la façon dont la continuité des soins aux patients sera assurée dans ces circonstances.

Si vous êtes un(e) employé(e) plutôt qu’un(e) entrepreneur(e) indépendant(e), la législation provinciale en matière d’emploi peut également s’appliquer.

Quel préavis dois-je donner si je démissionne?

Le délai de préavis requis devrait être précisé dans votre contrat de dentiste associé(e).

Donner un préavis raisonnable aide le cabinet à assurer la continuité des soins et permet aux patients de bénéficier d’une transition en douceur.  Avant de signer le contrat, assurez-vous de bien comprendre vos obligations, ainsi que celles du/de la propriétaire du cabinet, au cas où l’une des deux parties déciderait de mettre fin à la relation professionnelle.

Statut professionnel et responsabilités

Votre contrat de dentiste associé(e) doit clairement préciser si vous exercez à titre d’entrepreneur(e) indépendant(e) ou d’employé(e), puisque ce statut aura une incidence sur vos obligations juridiques, fiscales et professionnelles.

Si vous êtes un(e) entrepreneur(e) indépendant(e), vous êtes généralement responsable :

• de vos impôts sur le revenu et remises législatives;
• des exigences liées aux permis d’exercice et à l’inscription auprès des organismes de réglementation;
• de vos frais professionnels, le cas échéant.

Si vous employez directement du personnel, vous pourriez également être responsable des retenues salariales et d’autres obligations qui incombent à l’employeur.

Les normes d’emploi, les exigences en matière d’indemnisation des accidents du travail et les responsabilités connexes varient selon les provinces et les territoires. Assurez-vous de bien comprendre les exigences qui s’appliquent à votre situation avant de signer un contrat.

Autres considérations importantes

Votre contrat de dentiste associé(e) peut également comporter des dispositions portant sur :

• le mode de règlement des différends;
• les lois de la province qui régiront le contrat;
• les responsabilités de chaque partie en matière d’assurance;
• la responsabilité professionnelle et les clauses d’indemnisation;
• les recours juridiques en cas de non-respect des dispositions du contrat.

Lisez attentivement ces dispositions afin de bien comprendre leur incidence sur vos droits et responsabilités.

Perspectives d’avenir

Pourrai-je racheter le cabinet plus tard?

Si l’acquisition d’un cabinet fait partie de vos objectifs à long terme, il est important d’en discuter dès le début de la relation professionnelle.

Certains contrats de dentiste associé(e) comportent des clauses, comme :

• une clause de rachat futur potentiel du cabinet;
• une clause de préemption si le cabinet est mis en vente;
• une disposition sur la façon dont le contrat sera appliqué en cas de changement de propriétaire.

Si ces dispositions sont prévues, les deux parties doivent s’assurer de bien comprendre les implications juridiques et financières avant de signer le contrat.

Courtoisie professionnelle et diligence raisonnable

Avant de signer un contrat de dentiste associé(e), prenez le temps de vous renseigner sur le cabinet et déterminer s’il correspond à vos aspirations professionnelles. Tenez compte de la culture du cabinet, de sa réputation, de sa clientèle et de son environnement de travail, et assurez-vous que vos objectifs professionnels sont alignés avec ceux du/de la propriétaire du cabinet.

Si vous envisagez de prodiguer des soins gratuits ou à tarif réduit à des membres de votre famille ou à des amis, discutez-en à l’avance et veillez à ce que ces dispositions soient clairement stipulées dans le contrat de dentiste associé(e).